In veel productiebedrijven is het maken van de dagelijkse productieplanning een cruciale taak. Door zorgvuldig opgestelde productieschema´s verlopen de processen immers soepel. Helaas is het niet ongewoon dat deze planning wordt uitgevoerd in Excel, buiten alle bedrijfssoftware om. Vaak is het ERP-systeem onvoldoende flexibel of gewoon niet toereikend qua functionaliteit voor de specifieke behoeften van het bedrijf. Excel lijkt vaak een praktische oplossing, maar kan grote gevolgen hebben wanneer de kennis over de ins en outs van de planning voornamelijk bij één persoon ligt, zoals een planner.

Het komt regelmatig voor dat een planner na jaren van trouwe dienst op een dag het bedrijf verlaat. En het bedrijf daarmee een concentratie van kennis  over bijvoorbeeld doorlooptijden, instelkosten, specifieke vaardigheden van personeel, benodigde grondstoffen, en andere essentiële gegevens verliest. Wanneer de planning in Excel plaatsvindt is deze kennis immers niet geborgd en maar zelden gedocumenteerd. Een groot deel zit vaak in het hoofd van de planner en in de complexe formules van zijn of haar Excel-sheet.

7 bedreiging voor de dagelijkse productie

Wat zijn de gevaren en veelvoorkomende problemen van zo’n situatie? We noemen er hieronder een aantal:

• Verlies van kritische kennis: Wanneer de planner het bedrijf verlaat, gaat alle opgebouwde kennis van jaren verloren. Dit omvat niet alleen de operationele details zoals doorlooptijden en instelkosten, maar ook de intuïtieve kennis die de planner gedurende de jaren heeft opgedaan. Het blijkt regelmatig dat zonder deze kennis een bedrijf niet efficiënt kan blijven functioneren.
• Afhankelijkheid van eén persoon: Een bedrijf dat afhankelijk is van de kennis van één medewerker bevindt zich in een kwetsbare positie. Deze afhankelijkheid kan leiden tot een significante operationele verstoring wanneer die persoon plotseling niet meer beschikbaar is, zoals bij ziekte, vertrek, of pensioen.
• Gebrek aan documentatie en transparantie: Excel-sheets die door één persoon zijn ontwikkeld, bevatten vaak verborgen formules en complexe berekeningen die niet gemakkelijk te begrijpen zijn door anderen. Dit gebrek aan documentatie en transparantie maakt het moeilijk voor anderen om de taken over te nemen of aan te passen wanneer dat nodig is.
• Vertragingen in productie: Nieuwe planners of medewerkers kunnen moeite hebben om de complexe Excel-sheets te begrijpen en correct toe te passen. Productieprocessen kunnen hierdoor vertraging oplopen, instelkosten kunnen stijgen, en de kwaliteit van het werk kan dalen. Dit leidt tot hogere operationele kosten en een vermindering van de klanttevredenheid.
• Verhoogde kosten: Onervarenheid kan leiden tot inefficiënt gebruik van grondstoffen en arbeid, waardoor de productiekosten stijgen.
• Risico op dataverlies: Excel-sheets zijn gevoelig voor corruptie en verlies. Een enkele fout in een formule of een technisch probleem kan leiden tot het verlies van cruciale gegevens. Zonder back-up of gedegen documentatie, kan het herstellen van deze gegevens onmogelijk zijn. Bovendien wordt vaak geen historische data opgebouwd waaruit geleerd kan worden.
• Verminderde flexibiliteit: Het bedrijf kan zonder de parate kennis van de planner minder flexibel reageren op veranderingen in de markt of klantbehoeften, omdat de nieuwe planners niet over de benodigde kennis beschikken om snel en adequaat te reageren.

Kennisborging en Digitalisering

Om de genoemde gevaren en problemen te voorkomen, is het cruciaal dat bedrijven inzetten op kennisborging en digitalisering. Dit kan door:

• Gebruik van planningssoftware: Maak gebruik van zelflerende planningssoftware die beter aansluit bij de behoeften van het bedrijf en minder afhankelijk is van individuele kennis.
• Integratie van systemen: Zorg dat alle benodigde gegevens voor het maken van een planning via bijvoorbeeld gebruiksvriendelijke interfaces en API’s transparant beschikbaar en goed te benaderen zijn.
• Documentatie: Documenteer alle processen en kennis die nodig zijn voor de productieplanning. Dit kan in de vorm van handleidingen, trainingsmateriaal en gedetailleerde rocesbeschrijvingen.
• Opleiding en training: Leid meerdere medewerkers op in het gebruik van de systemen en kennis die nodig is voor de productieplanning. Dit vermindert de afhankelijkheid van één persoon.
• Regelmatige audits: Voer regelmatig audits uit van de productieprocessen en de kennisborging om ervoor te zorgen dat de systemen en documentatie up-to-date blijven.

De casus van de vertrekkende planner toont aan hoe kwetsbaar productiebedrijven kunnen zijn als cruciale kennis over het planningsproces niet goed wordt geborgd. Door te digitaliseren en proactief maatregelen te nemen om kennis te documenteren en te delen, kunnen bedrijven hun continuïteit waarborgen en beter voorbereid zijn op onverwachte veranderingen. De aanpak en het planningsysteem van Data Refinery Amsterdam kunnen hierbij een belangrijke rol spelen.